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Aktenverwaltung

Auch in den Zeiten des papierlosen Büros scheinen die Aktenberge nicht abnehmen zu wollen. Gerade in den letzten Jahren ist zu beobachten, dass Behörden und Privatunternehmen ihre papiernen Dokumente ausweiten und grafisch aufwendiger gestalten. Für Unternehmen ist die Aktenverwaltung zu einem echten Logistik-Problem geworden. Welche Akten müssen in welcher Form wie lange aufgehoben werden? Diese traditionelle Frage der Aktenverwaltung wird ergänzt durch moderne Fragestellungen rund um die digitale Archivierung. Durch diese modernen Möglichkeiten kann die umständliche Aktenverwaltung verbessert werden. Insgesamt ist es aber zielführend, wenn man sich um das Outsourcing der kompletten Aktenverwaltung kümmert, um rechtssicher und handlungskompetent mit allen Akten arbeiten zu können.

Mehrwerte für Ihre outgesourcte Aktenverwaltung:

  • Freiwerdende Ressourcen
  • Modernste Sicherheitsarchive
  • Effiziente Aktenverwaltung
  • Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen
  • Ein digitaler Zugriff auf alle Akten ist, neben dem physischen Zugriff, jederzeit möglich

Herausforderungen der internen Aktenverwaltung

Die Verwaltung von Akten stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Eine der größten Herausforderungen beginnt schon bei der Bereitstellung der richtigen Lagerräume. Neben ausreichendem Platz müssen auch die Anforderungen wie z.B. Schäden durch Wasser und Feuer, erfüllt werden. Außerdem müssen die Räumlichkeiten auch vor dem Zugriff durch nicht autorisierte Personen geschützt sein. Dies bedeutet hohe Initialkosten durch die Anschaffung professioneller Sicherheitssysteme und fortlaufende Kosten für die Mieträume. Durch die wachsende Anzahl der zu verwaltenden Dokumente müssen die Lagerräume auch stetig erweitert werden. Dabei wird auch der Anspruch an ein professionelles Verwaltungssystem schnell größer. Werden die Akten nicht nach einem festgelegten System verwaltet, können wichtige Dokumente verloren gehen. Die Anforderungen an eine professionelle und vor allem gesetzeskonforme Aktenverwaltung stellen bereits an diesem Punkt die meisten Unternehmen vor nahezu unlösbare Probleme.

Dazu kommen dann noch die Personen, die die Aktenverwaltung steuern und betreuen müssen. Diese müssen speziell im Umgang mit den Akten und in der Beachtung der gesetzlichen Anforderungen geschult sein. In diesem Zusammenhang spielen insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine entscheidende Rolle, aber auch Fragen wie „Welche Personen dürfen welche Akten einsehen?“ und „Wie kann man gewährleisten, dass die gezogene Akten auch wieder an ihren Platz im Archiv gelangt und nicht bei dem jew. Sachbearbeiter in der Schublade verschwindet?““ sind essenzielle Herausforderungen für eine professionelle Aktenverwaltung.

Aktenverwaltung: Vorteile durch Outsourcing

Die Anforderungen für eine korrekte Aktenverwaltung sind so komplex, dass ein Laie schnell überfordert ist. Das führt dazu, dass Unternehmen die Akten weit über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren, doch dies ist oft weder sinnvoll noch notwendig und so werden weitere Kapazitäten unnötig gebunden. Deshalb ist es naheliegend die Aktenverwaltung in die Hände eines auf die Aktenverwaltung spezialisierten Dienstleisters zu übergeben.

Durch die optimierten Prozesse und das Know-How werden viele der Tätigkeiten, die einen Laien sehr viel Zeit und Ressourcen kosten, sehr schnell und zielgenau erledigt. Ebenso fallen die Kosten für die Einrichtung von Regalen im internen Archiv etc. vollkommen weg. Mit uns, Rhenus Office Systems, übergeben Sie Ihre Aktenverwaltung an einen Dienstleister, der sämtliche Anforderungen effizient erfüllen kann. Das heißt der gesamte Prozess der Aktenverwaltung wird durch standardisierte Strukturen kosten- und zeitsparend durchgeführt. Das befreit Sie von wesentlichen Ressourcen, die Sie gewinnbringender in Ihr Kerngeschäft investieren können.

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